Tại Điều 6 Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH hướng dẫn thực hiện Nghị định 03/2014/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật lao động về việc làm do Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành có quy định về báo cáo sử dụng lao động như sau:
"Điều 6. Báo cáo sử dụng lao động
1. Việc khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động của người sử dụng lao động quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP được thực hiện theo mẫu số 05 ban hành kèm theo Thông tư này.
2. Người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định tại Khoản 2 Điều 8 Nghị định số 03/2014/NĐ-CP trước ngày 25 tháng 5 và ngày 25 tháng 11 hằng năm theo mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư này."
Như vậy, định kỳ 06 tháng và hằng năm, doanh nghiệp phải gửi Báo cáo tình hình thay đổi về lao động (Mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH) đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội (hoặc Sở Lao động - Thương binh và Xã hội đối với các doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp) nơi mình đặt trụ sở, chi nhánh và văn phòng đại diện. Khi có ký hợp đồng lao động mới thì không báo ngay mà báo theo định kỳ này.
Theo quy định tại tại Điều 25 Nghị định 95/2013/NĐ-CP trường hợp người sử dụng lao động không thực hiện việc báo cáo tình hình thay đổi về lao động thì bị phạt. Tuy nhiên, quy định đã bị bãi bỏ bởi Nghị định 88/2015/NĐ-CP. Doanh nghiệp phải mở Sổ quản lý để theo dõi tình hình lao động (Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH), không lập hoặc lập không đầy đủ các chỉ tiêu có thể bị phạt đến 3 triệu đồng nếu cơ quan quản lý lao động kiểm tra, phát hiện.
