Ngày 30/12/2022, Thống đốc NHNNVN ban hành Thông tư 25/2022/TT-NHNN quy định chế độ kế toán giao nhận, điều chuyển, phát hành, thu hồi và tiêu hủy tiền mặt tại NHNNVN.
Theo đó, việc sử dụng chứng từ kế toán trong giao nhận, phát hành và tiêu hủy tiền mặt tại NHNNVN được thực hiện như sau:
(1) Chứng từ kế toán
Kế toán giao nhận, điều chuyển phát hành và tiêu hủy tiền mặt sử dụng các chứng từ kế toán sau:
- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền, xuất tiền thuộc Quỹ dự trữ phát hành, gồm: Lệnh điều chuyển hoặc Lệnh điều chuyển hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành phiếu nhập kho, phiếu xuất kho và biên bản giao nhận tiền.
- Chứng từ sử dụng trong thu tiền, chi tiền thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành gồm: Giấy nộp tiền, séc, lệnh chuyển Có, giấy lĩnh tiền, phiếu thu, phiếu chi và bảng kê các loại tiền thu, bảng kê các loại tiền chi.
- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền tiêu hủy gồm: Lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tiền.
- Chứng từ sử dụng khi xuất tiền tiêu hủy, gồm: Lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận tiền;
- Chứng từ sử dụng khi nhập tiền mới in,đúc nhân từ đơn vị sản xuất,gồm: phiếu nhập kho, biên bản giao nhận tiền;
- Các chứng từ khác: Biên bản chi tiết kết quả kiểm đếm và biên bản tổng hợp kết quả kiểm đếm của Hội đồng kiểm đếm, biên bản tạm thu giữ tiền,biên bản thu giữ tiền, biên bản phát hiện tiền có lỗi kỹ thuật, và giấy ủy quyền vận chuyển.
Phiếu nhập kho/phiếu xuất kho, giấy nộp tiền, phiếu hạch toán Nợ/Có tài khoản ngoại bảng “tiền đang vận chuyển” được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục số IXA đến Phụ lục số IXĐ ban hành kèm theo Thông tư này.
(2) Luân chuyển chứng từ kế toán
Việc luân chuyển chứng từ bằng giấy và bằng dữ liệu điện tử được thực hiện theo chế độ chứng từ kế toán NHNN.
* Luân chuyển chứng từ khi xuất tiền, chi tiền:
Căn cứ lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt hoặc Lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được Giám đốc NHNN chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan, bộ phận kế toán lập phiếu xuất kho/phiếu chi hoặc căn cứ chứng từ lĩnh tiền do khách hàng nộp, thực hiện hạch toán, sau đó chuyển bộ chứng từ xuất tiền/chi tiền sang bộ phận kho quỹ để xuất tiền/chi tiền.
Bộ phận kho quỹ căn cứ chứng từ do bộ phận kế toán chuyển sang, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thực hiện lập biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền chi theo quy định, làm thủ tục xuất tiền/chi tiền; vào sổ theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã chi tiền" trên chứng từ chi tiền, bảng kê các loại tiền chi và chuyển trả chứng từ về bộ phận kế toán.
* Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, thu tiền:
Cǎn cứ lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt/lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành đã được Giám đốc NHNN chi nhánh phê duyệt và các giấy tờ có liên quan hoặc chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp, bộ phận kho quỹ kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ và thực hiện thủ tục nhập tiền, thu tiển, lập biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền thu theo quy định.
Vào số theo dõi, ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ thu tiên và bảng kê các loại tiền thu, sau đó chuyện chúng tù sang bộ phận kế toán.
Căn cứ lệnh điều chuyển/lệnh xuất - nhập Quỹ dự trữ phát hành, biên bản giao nhận tiền/bảng kê các loại tiền thu, bộ phận kế toán lập phiếu nhập kho/phiếu thu hoặc căn cứ chứng từ nộp tiền do khách hàng nộp đã được thủ quỹ ký tên, đóng dấu “đã thu tiền” trên chứng từ thu tiền và bảng kê các loại tiền thu, bộ phận kế toán hạch toán và lưu trữ chứng từ theo quy định.
* Luân chuyển chứng từ khi nhập tiền, xuất tiền tiêu hủy:
- Khi nhập kho tiền tiêu huỷ:
Căn cứ chứng từ (lệnh điều chuyển do Cục Phát hành và Kho quỹ lập, phê duyệt, biên bản giao nhận, giấy ủy quyền) do người được ủy quyền của kho tiền Trung ương chuyển đến, thủ kho tiền tiêu hủy làm thủ tục nhập tiền lập biên bản giao nhận tiền, vào sổ theo dõi và chuyện chúng tù sang bộ phận kế toán của Hội đồng tiêu hủy.
Bộ phận kế toán Hội đồng tiêu huỷ lập phiếu nhập kho, vào sổ theo dõi và chuyển chứng từ về Vụ Tài chính - Kế toán để hạch toán theo quy định.
