Trong thực tế để đảm bảo tính pháp lý, hồ sơ tránh bị giả mạo các cơ quan tổ chức khi tiếp nhận bản sao giấy tờ từ cá nhân thường yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên nếu thuộc trường hợp dưới đây sẽ không phải thực hiện chứng thực:
Tại Điều 6 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì đối với trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
Ngoài ra, Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Ví dụ: tại Điều 11 Thông tư 24/2014/TT-BTNMT được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 9 Điều 7 Thông tư 33/2017/TT-BTNMT quy định:
Khi nộp các giấy tờ về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất theo quy định tại Điều 100 của Luật Đất đai, các Điều 18, 31, 32, 33 và 34 của Nghị định 43/2014/NĐ-CP, Khoản 16 Điều 2 của Nghị định 01/2017/NĐ-CP (nếu có) để làm thủ tục đăng ký lần đầu hoặc đăng ký biến động theo quy định tại các Điều 8, 9, 9a, 9b và 10 của Thông tư này thì người nộp hồ sơ được lựa chọn một trong các hình thức sau:
a) Nộp bản sao giấy tờ đã có công chứng hoặc chứng thực theo quy định của pháp luật về công chứng, chứng thực;
b) Nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra đối chiếu và xác nhận vào bản sao;
c) Nộp bản chính giấy tờ.”.
Đối chiều với quy định trên thì trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao không được yêu cầu bản sao có chứng thực nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu.
