Cập nhật: Điểm mới về thể thức và kỹ thuật trình bày VB hành chính theo Nghị định 30/2020

Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn

Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư

1. Hình thức văn bản

Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định có 4 hình thức văn bản bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính

3. Văn bản chuyên ngành

4. Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Nghị định 30/2020/NĐ-CPquy định có 3 hình thức văn bản bao gồm:

1. Văn bản quy phạm pháp luật

2. Văn bản hành chính

3. Văn bản chuyên ngành

2. Tên loại văn bản hành chính

Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định có: 32 tên loại văn bản hành chính như: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án...

* Tên loại văn bản: Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định có 29 loại hình thức văn bản hành chính, so với Nghị định 110/2004/NĐ-CP bổ sung thêm 01 loại văn bản là Phiếu báo. 04 loại văn bản mang tính chất của văn bản chuyên ngành không được quy định tại Nghị định bao gồm: Bản cam kết, Giấy đi đường, Giấy chứng nhận, giấy biên nhận hồ sơ, các hình thức văn bản này do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Mực ký văn bản

Khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.

quy định mực ký văn bản màu xanh.

Phông chữ

Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Thông tư 01/2011/TT-BNV chỉ quy định Phông chữ Times New Roman.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định Đối với văn bản điện tử, văn bản giấy sử dụng thống nhất phông chữ Times New Roman “màu đen”.

Cách đánh số trang văn bản

Điểm g, Khoản 2 Điều 15 Thông tư 01/2011/TTBNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính quy định Số trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ảrập.

Số trang được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản.

Căn cứ ban hành văn bản (áp dụng đối với Quyết định, Nghị quyết, Quy định, Quy chế)

Khoản 2 Điều 11 Thông tư 01/2011/TT-BNV nội dung văn bản (trong đó có căn cứ ban hành văn bản) được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng.

Điểm a khoản 6 Mục II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định cách trình bày căn cứ văn bản hành chính (đối với Quyết định và Nghị quyết) thống nhất với cách trình bày căn cứ văn bản quy phạm pháp luật: Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ in nghiêng, cuối 7 dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.)

Chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức

 Vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức Điều 13 Thông tư số 01/2011/TT-BNV quy định về vị trí, hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức cụ thể: Hình ảnh, vị trí chữ ý số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO:8601)

Giống Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Không hiển thị thông tin

 Vị trí, hình ảnh chữ ký, dấu của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo

Đối với văn bản giấy: Theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV: Ký, đóng dấu lên văn bản kèm theo

Không ký, đóng dấu lên văn bản kèm theo đối với văn bản giấy và văn bản điện tử cùng tệp tin (file). Ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản kèm theo đối với văn bản điện tử khác tệp tin (file).

4. Về trách nhiệm trong việc soạn thảo và ký ban hành văn bản

Khoản 1, khoản 2 Điều 9 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định:

- Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

- Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.

Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: Cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định bổ sung thêm trách nhiệm của chuyên viên soạn thảo văn bản và trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc ký văn bản, cụ thể như sau: Khoản 4 Điều 10 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Cá nhân được giao nhi ệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Khoản 5 Điều 13 quy định: Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.

Khoản 1, Điều 12 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.

Khoản 2, Điều 12 quy định: Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

5. Ký thừa ủy quyền

Khoản 3 Điều 10 Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa uỷ quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức uỷ quyền.

Khoản 3 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.

6. Ký thay

chưa quy định

Ký thay trong trường hợp khuyết cấp trưởng Khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

7. Ký thừa lệnh

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP chưa quy định.

 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Khoản 1 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao người đứng đầu đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Nghị định 110/2004/NĐ-CP, Nghị định 09/2010/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn

Nghị định 30/2020/NĐ-CP

11. Quản lý văn bản đến

11.1. Bóc bì văn bản

Thông tư 07/2012/TT-BNV hướng dẫn Văn thư cơ quan không được bóc bì đối với những bì có đóng dấu chỉ mức độ mật.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định đối với những bì có đóng dấu mức độ mật thuộc diện đăng ký tại Văn thư cơ quan thì “phải được bóc bì, đóng dấu “ĐẾN”

11.2. Nội dung trên dấu đến

Theo hướng dẫn của Thông tư 07/2012/TT-BNV, dòng cuối cùng ở dấu đến là: “Lưu hồ sơ số….”

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dòng cuối cùng của dấu đến là: “Số và ký hiệu hồ sơ…”

11. 3. Thông báo đã nhận văn bản điện tử

Thông tư 01/2019/TT-BNV hướng dẫn là: “Cơ quan, tổ chức nhận được văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản”

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy đỉnh rõ hơn: “Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống”

11.4. Cấp số văn bản đến

Thông tư 07/2020/TT-BNV hướng dẫn mở nhiều hệ thống số đến đối với các trường hợp như: trường hợp cơ quan nhận dưới 2000 văn bản/năm; từ 2000 - 5000 văn bản/năm; từ trên 5000 văn bản/năm; trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo; trường hợp cơ quan, tổ chức tiếp nhận số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công.

Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định: “Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử”.

11.5. Trình, chuyển giao văn bản đến

Quy định về việc trình, chuyển giao văn bản đến trong trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn chưa quy định.

Khoản 4 Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP quy định: Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì Văn thư cơ quan thực hiện trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị hoặc cá nhân được người có thẩm quyền giao chủ trì giải quyết.

12. Bản sao văn bản

Điều 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định:

1. Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.

2. Thể thức bản sao được quy định như sau: Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.

3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

4. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 2 của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.

Được quy định từ Điều 25 đến Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, cụ thể:

Điều 25. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy. b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

 4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này.

Điều 26. Giá trị pháp lý của bản sao Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 27. Thẩm quyền sao văn bản 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định việc sao văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành, văn bản do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến và quy định thẩm quyền ký các bản sao văn bản.

2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.