Để có thể xử lý vi phạm kỷ luật lao động NSDLĐ phải chứng minh được những căn cứ sau:
- Hành vi trái kỷ luật lao động:
Hành vi trái kỷ luật lao động là điều kiện cần để áp dụng trách nhiệm kỷ luật lao động. Về mặt nội dung, hành vi trái kỷ luật lao động thể hiện ở việc NLĐ không thực hiện, thực hiện không đầy đủ hoặc không đúng nghĩa vụ chấp hành kỷ luật lao động,bao gồm kỷ luật về thời gian, về công nghệ và điều hành sản xuất,kinh doanh trong đơn vị.
Về mặt hình thức, hành vi trái kỷ luật lao động thể hiện ở hành vi trái với nội quy lao động. Hành vi trái kỷ luật lao động có thể là việc thực hiện một hành động bị nội quy lao động cấm hoặc việc không thực hiện một hành động mà nội quy lao động buộc phải thực hiện. Chính vì vậy, NSDLĐ phải hết sức cẩn trọng trong việc soạn thảo nội quy lao động, đặc biệt trong việc dự liệu các hành vi vi phạm kỷ luật lao động, để tránh tình trạng không thể xử lý các sai phạm của NLĐ trên thực tế.
Điều 126
BLLĐ quy định về một số trường hợp NSDLĐ được quyền xử lý kỷ luật lao động theo hình thức sa thải, chẳng hạn như NLĐ có hành vi trộm cắp, th am ô, tiết lộ bí mật công nghệ, kinh doanh,… Tuy nhiên, quy định này hoàn toàn không có ý nghĩa rằng chỉ cần NLĐ phạm vào một trong các hành vi đó thì NSDLĐ có quyền sa thải NLĐ, bất kể là hành vi đó có được ghi nhận trong nội quy lao động hay không. Như đã phân tích, theo quy định pháp luật hiện hành, nội quy lao động là hình thức pháp lý duy nhất của các quy định về kỷ luật lao động. Hơn nữa, Điều 128 BLLĐ cũng đã chứng minh NSDLĐ chỉ được phép truy cứu trách nhiệm NLĐ về những vi phạm đã được liệt kê trong nội quy lao động. Bởi vậy, không thể nói rằng NLĐ vi phạm kỷ luật lao động nếu họ không có hành vi trái với quy định của nội quy lao động.
Về cơ bản, việc hạn chế quyền xử lý kỷ luật của NSDLĐ ở những phạm đã được dự liệu trong nội quy lao động là phù hợp vì nó đảm bảo tính công bằng và hiệu quả của việc xử lý kỷ luật lao động đồng thời bảo vệ NLĐ khỏi sự độc đoán và tùy tiện của NSDLĐ.
Thế nhưng, quy định NSDLĐ phải có căn cứ rõ ràng trong nội quy lao động thì mới được xử lý NLĐ trong mọi trường hợp có phần hơi cứng nhắc. Có những hành vi mà do tính chất nghiêm trọng của nó NLĐ có nghĩa vụ phải biết và không được thực hiện, bất kể hành vi đó có được quy định rõ trong nội quy lao động. Những hành vi liệt kê tại khoản 1 Điều 126 BLLĐ là những hành vi như vậy. Hơn nữa, những hành vi như vậy không đơn thuần là những hành vi vi phạm kỷ luật lao động. Chúng còn vi phạm nghiêm trọng những nguyên tắc cơ bản trong quan hệ lao động là thiện chí, hợp tác và tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của nhau.
- Lỗi:
Trong khoa học pháp lý, lỗi được hiểu là trạng thái tâm lý của một người đối với hành vi của mình và hậu quả do hành vi đó gây ra. NLĐ có hành vi trái kỷ luật lao động bị coi là có lỗi khi hành vi đó là kết quả của quá trình nhận thức và tự quyết định của họ trong điều kiện có thể lựa chọn hành vi xử sự khác phù hợp với các quy định của kỷ luật lao động. Như đã nêu trên, pháp luật đòi hỏi NSDLĐ phải chứng minh được lỗi của NLĐ khi xử lý vi phạm kỷ luật lao động. Lỗi là điều kiện đủ để áp dụng trách nhiệm kỷ luật đối với NLĐ. Khoa học pháp lý chia lỗi thành hai loại là lỗi cố ý và lỗi vô ý. Lỗi cố ý có
thể là cố ý trực tiếp hoặc cố ý gián tiếp. Lỗi vô ý có thể là vô ý do cẩu thả hoặc vô ý vì quá tự tin.
