Tình huống phát sinh là cá nhân đang phát sinh các giao dịch với cơ quan BHXH trên môi trường không gian điện tử thì có thể không sử dụng chứng thư số mà sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử hay không?
Phương thức xác nhận khi giao dịch điện tử với cơ quan BHXH
Liên quan vấn đề này, tại Điều 4 Quy trình kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp do Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành có nêu như sau:
- Tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật. Trường hợp cá nhân thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH nhưng chưa được cấp chứng thư số thì được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp.
- Việc sử dụng chữ ký số và mã xác thực giao dịch điện tử quy định tại văn bản này gọi chung là ký điện tử.
Căn cứ theo quy trên thì chỉ khi nào doanh nghiệp thực hiện giao dịch điện tử với cơ quan BHXH thì buộc lòng phải có chứng thư số có hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp chứ không thể sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử. Còn khi cá nhân giao dịch mà chưa được cấp chứng thư số thì có thể được sử dụng mã xác thực giao dịch điện tử do BHXH Việt Nam cấp. Vì vậy, khi cá nhân chưa có chứng thư số thì có thể liên hệ cơ quan BHXH để cấp mã xác thực giao dịch điện tử.
Quản lý chứng từ điện tử khi giao dịch với BHXH
- Hồ sơ BHXH điện tử: hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; hồ sơ giải quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN; hồ sơ giám định, thanh toán chi phí KCB BHYT đơn vị phải nộp theo quy định bằng phương tiện điện tử.
- Chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán 2015 và chế độ kế toán BHXH Việt Nam bằng phương tiện điện tử. Chứng từ kế toán điện tử phải đáp ứng các yêu cầu:
+ Đảm bảo đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán; phải được lập theo đúng định dạng, mẫu và cấu trúc dữ liệu theo quy định của BHXH Việt Nam;
+ Chứng từ kế toán điện tử đang còn hiệu lực bị hủy phải có ký hiệu riêng thể hiện chứng từ đó đã bị hủy, nguyên nhân hủy, lý do hủy phải được lưu trữ riêng bằng phương tiện điện tử;
+ Được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử; đảm bảo tính an toàn, bảo mật toàn vẹn, đầy đủ không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ; in được ra giấy và tra cứu khi có yêu cầu. Thời gian lưu trữ: theo quy định về lưu trữ chứng từ giấy.
- Các văn bản, thông báo khác của cơ quan, tổ chức thực hiện giao dịch BHXH bằng phương tiện điện tử.
Quy định cũng nêu rõ trường hợp hồ sơ, chứng từ giấy không chuyển đổi được sang chứng từ điện tử thì tổ chức, cá nhân gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH hoặc kê khai trên phần mềm kê khai và gửi hồ sơ, chứng từ giấy về cơ quan BHXH.
Bên cạnh đó, để đảm bảo về vấn đề bảo mật thông tin thì tại Điều 6 Quy trình kèm theo Quyết định 838/QĐ-BHXH năm 2017 cũng nêu rõ việc gửi, truyền, nhận, trao đổi thông tin về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH phải được bảo mật theo Luật công nghệ thông tin, Luật giao dịch điện tử và các quy định khác của pháp luật. Các tổ chức, cá nhân khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH có trách nhiệm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, chính xác và toàn vẹn của dữ liệu điện tử; có trách nhiệm phối hợp với các tổ chức, cá nhân có liên quan thực hiện các biện pháp kỹ thuật cần thiết để đảm bảo tính bảo mật, an toàn của hệ thống. 