Quy trình tổ chức đấu thầu

Luật sư xin cho hỏi!

- Hiện tại đơn vị tôi (BQL dự án cấp huyện) đang lập thủ tục chuẩn bị đấu thầu cho 01 dự án thuộc vốn NSNN, cụ thể:

- tổng số vốn đầu tư: 50 tỷ; trong đó riêng phần xây lắp là 35 tỷ.

- Vậy! xin nhờ Luật sư hướng dẫn cho tôi trình tự và Quy trình tiến hành tổ chức thực hiện đấu thầu công trình trên, tính từ khi có Quyết định phê duyệt Dự án cho đến kết thúc việc đấu thầu. đồng thời nêu rỏ các điều khoản áp dụng, thời gian thực hiện của từng bước. 

 Đây là lĩnh vực mới, và quy mô công trình khá lớn đối với bản thân tôi, kính mong sự giúp đỡ tận tình của các Luật Sư. Xin chân thành cám ơn!

Luật sư cho tôi hỏi

Nếu đơn vị chúng tôi (công ty TNHH 100% vốn nhà nước), thực hiện các hợp đồng trao đổi hàng hóa, dịch vụ thì:

- Có phải thực hiện đấu thầu không? và nếu có thì thực hiện theo hình thức nào với các hợp đồng giá trị lớn: trên 5tỷ? vì đơn vị cung cấp sản phẩm cho bên tôi cũng chính là đơn vị mua hàng hóa của công ty tôi, và không phải bên nào cũng đồng ý đổi bằng hàng hóa

- Trong trường hợp trao đổi, hai bên đều có thực hiện chiết khấu, giá trị hợp đồng và giá đã chiết khấu được thể hiện rõ trong hợp đồng. Như vậy, doanh thu tính thuế của bên công ty tôi sẽ tính giá là giá đã chiết khấu (giá trị hợp đồng) hay phải tính là giá chưa chiết khấu ? và trong trường hợp chúng tôi đã tính trên giá chiết khấu và xuất hóa đơn theo đúng giá trị hợp đồng như vậy thì phải điều chỉnh như thế nào?

(trong tt 78/2014/TT_BTC hướng dân thi hành luật thuế TNDN

"- Đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi; tiêu dùng nội bộ (không bao gồm hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp) được xác định theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm trao đổi; tiêu dùng nội bộ.")

Mong nhận được sự tư vấn của Luật sư

Căn cứ nghị định số 63/2014/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành một số điều của luật đấu thầu về lựa chọn nhà thầu  thìViệc tổ chức đấu thầu được thực hiện theo trình tự sau:
Bước 1: Sơ tuyển nhà thầu (nếu có)
Việc sơ tuyển nhà thầu phải được tiến hành đối với các gói thầu có giá trị từ 200 tỷ đồng trở lên nhằm lựa chọn các nhà thầu có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện, đáp ứng yêu cầu của hồ sơ mời thầu. Sơ tuyển nhà thầu được thực hiện theo các bước sau:
Lập hồ sơ sơ tuyển, bao gồm:
+ Thư mời sơ tuyển.
+ Chỉ dẫn sơ tuyển.
+ Tiêu chuẩn đánh giá.
+ Phụ lục kèm theo.
Thông báo mời sơ tuyển:
Nhận và quản lý hồ sơ dự sơ tuyển
Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển
Trình duyệt kết quả sơ tuyển
Thông báo kết quả sơ tuyển
Bước 2 : Lập hồ sơ mời thầu
  Hồ sơ mời thầu bao gồm:
     Thư mời thầu
      Mẫu đơn dự thầu
     Chỉ dẫn đối với nhà thầu
     Các điều kiện ưu đãi (nếu có)
     Các loại thuế theo quy định của pháp luật
     Hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật
     Tiến độ thi công
     Tiêu chuẩn đánh giá ( bao gồm cả phương pháp và cách thức quy đổi về cùng mặt bằng để xác định giá đánh giá )
     Điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng
     Mẫu bảo lãnh dự thầu
     Mẫu thoả thuận hợp đồng
     Mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Bước 3: Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu
   Gửi thư mời thầu được thực hiện đối với các gói thầu thực hiện hình thức đấu thầu hạn chế, đối với các gói thầu đã qua sơ tuyển, các gói thầu tư vấn đã có danh sách ngắn được chọn. Thông báo mời thầu áp dụng trong trường hợp đấu thầu rộng rãi.
   Nội dung thư hoặc thông báo mời thầu bao gồm :
     Tên và địa chỉ bên mời thầu
     Khái quát dự án, địa điểm, thời gian xây dựng và các nội dung khác
     Chỉ dẫn việc tìm hiểu hồ sơ mời thầu
     Các điều kiện tham gia dự thầu
     Thời gian, địa điểm nhận hồ sơ dự thầu
Bước 4 : Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu
   Nhận hồ sơ dự thầu
   Bên mời thầu tiếp nhận hồ sơ dự thầu của nhà thầu nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện theo địa chỉ và thời gian quy định   trong hồ sơ mời thầu. Bên mời thầu không nhận hồ sơ dự thầu hoặc tài liệu bổ sung nào, kể cả thư giảm giá sau thời điểm đóng thầu.    Các hồ sơ dự thầu nộp sau thời điểm đóng thầu được xem là không hợp lệ và được gửi trả lại cho nhà thầu theo nguyên trạng.
   Quản lý hồ sơ dự thầu
   Việc quản lý hồ sơ dự thầu được quản lý theo chế độ quản lý hồ sơ ‘Mật’.
Bước 5 : Mở thầu
   Việc mở thầu được tiến hành theo trình tự sau:
   Chuẩn bị mở thầu
   Bên mời thầu mời đại diện của từng nhà thầu và có thể mời đại diện của các cơ quan quản lý có liên quan đến tham dự mở thầu để chứng kiến. Việc mở thầu được tiến hành theo địa điểm, thời gian ghi trong hồ sơ mời thầu, không phụ thuộc vào sự có mặt hay vắng mặt của nhà thầu được mời.
   Trình tự mở thầu
   Thông báo thành phần tham dự
   Thông báo số lượng và tên nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu.
   Kiểm tra niêm phong các hồ sơ dự thầu
   Mở lần lượt các túi hồ sơ dự thầu, đọc và ghi lại thông tin chủ yếu (Tên nhà thầu, số lượng bản chính, bản chụp hồ sơ dự thầu, giá trị thầu trong đó giảm giá, bảo lãnh dự thầu ( nếu có) và những vấn đề khác).
   Thông qua biên bản mở thầu.
   Đại diện bên mời thầu, đại diện nhà thầu và đại diên của các cơ quan quản lý có liên quan ( nếu có mặt) ký xác nhận vào biên bản mở thầu.
   Tổ chuyên gia hoặc bên mời thầu ký xác nhận vào bản chính hồ sơ dự thầu trước khi tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu. Bản chính hồ sơ dự thầu được bảo quản theo chế độ bảo mật và việc đánh giá được tiến hành theo bản chụp.
Bước 6: Đánh giá xếp hạng nhà thầu
   Việc đánh giá hồ sơ dự thầu xây lắp thực hiện theo trình tự sau
   Đánh giá sơ bộ hồ sơ dự thầu
   Việc đánh giá sơ bộ là nhằm loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu, bao gồm:
   Kiểm tra tính hợp lệ và sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu.
   Xem xét sự đáp ứng cơ bản của hồ sơ dự thầu đối với hồ sơ mời thầu.
   Làm rõ hồ sơ dự thầu
   Đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu.
Việc đánh giá chi tiết hồ sơ dự thầu được thực hiện theo phương pháp đánh giá gồm hai bước sau :
Bước1. Đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn
   Việc đánh giá về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn được dựa trên các yêu cầu và tiêu chuẩn đánh giá đã quy định trong hồ sơ mời thầu và tiêu chuẩn đánh giá chi tiết được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền phê duyệt trước thời điểm mở thầu. Các nhà thầu đạt số điểm tối thiểu từ 70% tổng số điểm về kỹ thuật trở lên sẽ được chọn vào danh sách ngắn.
Bước 2. Đánh giá về tài chính, thương mại để xác định giá
   Tiến hành đánh giá tài chính, thương mại các nhà thầu thuộc danh sách ngắn trên cùng một mặt bằng theo tiêu chuẩn đánh giá được phê duyệt .
Việc đánh giá về mặt tài chính, thương mại nhằm xác định giá đánh giá bao gồm các nội dung sau:
- Sửa lỗi.
   Sửa lỗi là việc sửa chữa những sai sót bao gồm lỗi số học, lỗi đánh máy, lỗi nhầm đơn vị. Nếu có sai lệch giữa đơn giá và tổng giá do việc nhânđơn giá với số lượng thì đơn giá dự thầu sẽ là cơ sở pháp lý.
- Hiệu chỉnh các sai lệch.
   Hồ sơ dự thầu có tổng giá trị các sai lệch vượt quá10% (tính theo giá trị tuyệt đối, không phụ thuộc vào việc làm tăng hay giảm giá dự thầu khi xác định giá đánh giá) so với giá dự thầu sẽ bị loại không xem xét tiếp.
- Chuyển đổi giá trị dự thầu sang một đồng tiền chung.
   Đồng tiền dự thầu do bên mời thầu quy định trong hồ sơ mời thầu theo nguyên tắc một đồng tiền cho một khối lượng chào hàng.
- Đưa về một mặt hàng để xác định giá đánh giá.
- Xác định giá đánh giá của các hồ sơ dự thầu
   Xếp hạng nhà thầu
   Xếp hạng hồ sơ dự thầu thuộc danh sách ngắn theo giá đánh giá. Nhà thầu có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp thứ nhất và được kiến nghị trúng thầu.
Bước 7:Trình duyệt kết quả đấu thầu
  Trách nhiệm trình duyệt kết quả đấu thầu
  Chủ đầu tư hoặc chủ dự án có trách nhiệm trình kết quả đấu thầu lên người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền để xem xét xin phê duyệt.
  Hồ sơ trình duyệt kết quả đấu thầu.
  Văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu.
Trong thành phần này cần nêu được các nội dung sau:
- Nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý của việc tổ chức đấu thầu.
- Quá trình tổ chức đấu thầu.
- Kết quả đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Đề nghị phê duyệt kết quả đấu thầu.
- Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt
- Tài liệu kèm theo văn bản trình duyệt kết quả đấu thầu bao gồm bản chụp các tài liệu sau đây:
- Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu của tổ chuyên gia tư vấn.
- Quyết định đầu tư hoặc văn bản pháp lý tương đương, điều ước quốc tế và tài trợ (nếu có)
- Văn bản phê duyệt các nội dung cơ bản của quá trình đấu thầu bao gồm:
- Kế hoạnh đấu thầu của dự án.
- Danh sách các nhà thầu tham gia hạn chế
- Danh sách ngắn tư vấn tham gia dự thầu.
- Hồ sơ mời sơ tuyển, đánh giá sơ tuyển và kết quả sơ tuyển nhà thầu.
- Hồ sơ mời thầu.
- Tiêu chuẩn đánh giá hồ sơ dự thầu.
- Quyết định thành lập tổ chuyên gia tư vấn.
- Biên bản mở thầu, các văn bản liên quan đến việc bên mời thầu yêu cầu nhà thầu làm rõ hồ sơ dự thầu (nếu có).
- Dự thảo hợp đồng (nếu có).
- Hồ sơ mời thầu và hồ sơ dự thầu của các nhà thầu.
- ý kiến sơ bộ về kết quả đấu thầu của tổ chức tài trợ nước ngoài (nếu có).
- Các tài liệu có liên quan khác.
Bước 8: Công bố kết quả đấu thầu, thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng
   Công bố kết quả đấu thầu
Nguyên tắc chung
  Ngay sau khi có quyết định của người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền, bên mời thầu tiến hành công bố kết quả đấu thầu qua việc thông báo bằng văn bản cho các nhà thầu tham dự, bao gồm nhà thầu trúng thầu và nhà thầu không trúng thầu về kết quả đấu thầu.
  Trong trường hợp không có nhà thầu nào trúng thầu hoặc huỷ đấu thầu bên mời thầu phải tiến hành thông báo cho các nhà thầu biết.
  Cập nhật thông tin về năng lực nhà thầu
  Trước khi ký hợp đồng chính thức, bên mời thầu cần cập nhật những thay đổi về năng lực của nhà thầu cũng như những thông tin thay đổi làm ảnh hưởng tới khả năng thực hiện hợp đồng cũng như năng lực tài chính suy giảm, nguy cơ phá sản, bên mời thầu phải kịp thời báo cáo người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét quyết định.
  Yêu cầu đối với thông báo trúng thầu
   Bên mời thầu phải gửi thư thông báo trúng thầu bằng văn bản tới nhà thầu kèm theo dự thảo hợp đồng và những điểm lưu ý cần trao đổi khi thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Đồng thời bên mời thầu cũng phải thông báo cho nhà thầu lịch biểu nêu rõ yêu cầu về thời gian thương thảo hoàn thiện hợp đồng, nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và ký hợp đồng.
Thương thảo hoàn thiện và ký kết hợp đồng
   Khi nhận được thông báo trúng thầu nhà thầu phải gửi cho bên mời thầu thư chấp thuận thương thảo, hoàn thiện hợp đồng.
   Theo lịch biểu đã được thống nhất, hai bên sẽ tiến hành thương thảo hoàn thiện hợp đồng để tiến tới ký hợp đồng chính thức.
   Thương thảo hoàn thiện hợp đồng bao gồm những nội dung cần giải quyết các vấn để còn tồn tại chưa hoàn chỉnh được hợp đồng với các nhà thầu trúng thầu, đặc biệt là duyệt áp giá đối với những sai lệch so với yêu cầu của hồ sơ mời thầu trên nguyên tắc giá trị hợp đồng không vượt giá trúng thầu cần duyệt. Việc thương thảo hoàn thiện hợp đồng cũng bao gồm cả việc nghiên cứu các sáng kiến, giải pháp ưu việt do nhà thầu đề xuất.
   Bên mời thầu nhận bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu trước khi ký hợp đồng. Trường hợp nhà thầu đã ký hợp đồng và nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng nhưng không thực hiện hợp đồng thì bên mời thầu có quyền không hoàn trả lại bảo lãnh thực hiện hợp đồng cho nhà thầu.
   Bên mời thầu chỉ hoàn trả lại bảo lãnh dự thầu (nếu có)
   Khi nhận được bảo lãnh thực hiện hợp đồng của nhà thầu trúng thầu. Đối với các nhà thầu không trúng thầu, nhưng không vi phạm quy chế đấu thầu kể cả khi không có kết quả đấu thầu, bên mời thầu hoàn trả bảo lãnh dự thầu cho nhà thầu trong thời gian không qúa 30 ngày kể từ ngày công bố kết quả đấu thầu.
   Nội dung, trình tự dự thầu xây dựng của các doanh nghiệp xây dựng.
Cùng với quá trình đấu thầu do chủ đầu tư tổ chức thì các nhà thầu (các đơn vị xây lắp) cũng phải tiến hành các công việc cần thiết khi tham gia đấu thầu. Trình tự dự thầu xây lắp các doanh nghiệp xây dựng được tiến hành theo các bước sau:
 Bước 1: Tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu
   Đây được coi là bước đầu tiên của quy trình dự thầu trong các doanh nghiệp xây dựng bởi lẽ nó chính là bước để người bán (các doanh nghiệp xây dựng) tiếp cận được với người mua (chủ dự án) từ đó mới dẫn đến quan hệ giao dịch, mua bán thông qua phương thức đấu thầu. Các nhà đầu tư (các đơn vị xây lắp) có thể tìm kiếm thông tin về công trình cần đấu thầu dựa trên các luồng thông tin chủ yếu sau:
- Thông báo mời thầu của bên mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúng.
- Thư mời thầu do bên mời thầu gửi tới.
- Thông qua giới thiệu của đối tác trung gian: Đối tác trung gian ở đây có thể là cá nhân hoặc tổ chức thậm chí là cán bộ công nhân viên của nhà thầu.
   Tóm lại, thông qua các luồng tin kể trên nhà thầu sẽ nắm bắt được những thông tin cần thiết ban đầu về công trình cần đấu thầu, lấy đó làm cơ sở phân tích để đưa ra quyết định có hay không dự thầu. Việc làm này sẽ giúp cho nhà thầu tránh được việc phải bỏ ra những chi phí tiếp theo mà không đem lại cơ hội tranh thầu thực tế.
Bước 2: Tham gia sơ tuyển (nếu có)
   Trong trường hợp công trình cần đấu thầu được bên mời thầu tiến hành sơ tuyển thì nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một bộ hồ sơ dự sơ tuyển.
   Nếu hồ sơ dự sơ tuyển đạt yêu cầu của bên mời thầu sẽ được tiếp tục tham gia dự thầu ở bước tiếp theo.
   Nhiệm vụ đặt ra với nhà thầu ở bước này là vượt qua giai đoạn sơ tuyển đồng thời nắm bắt được các đối thủ cùng vượt qua vòng sơ tuyển và tiến hành tìm kiếm thông tin về họ làm căn cứ để đưa ra được chiến lược tranh thầu thích hợp trong bước tiếp theo.
Bước 3: Chuẩn bị và lập hồ sơ dự thầu
   Sau khi nhận được 1 bộ hồ sơ mời thầu do bên mời thầu cung cấp. Công việc đầu tiên của nhà thầu là tiến hành nghiên cứu kỹ hồ sơ mời thầu. Đây là công việc rất quan trọng vì nó là xuất phát điểm để nhà thầu lập hồ sơ dự thầu và xác định xem khả năng của mình có thể đáp ứng được các yêu cầu của bên mời thầu hay không.
   Tiếp theo, nhà thầu tuỳ thuộc trách nhiệm và rủi ro của chính mình, được khuyến cáo đến thăm và xem xét hiện trường, các khu vực xung quanh để có tất cả các thông tin cần thiết cho việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng thi công công trình. Nhà thầu phải chịu các chi phí cho việc đến thăm hiện trường. Trong bước này, nhà thầu nên cử những cán bộ có trình độ và kinh nghiệm về cả mặt kỹ thuật cũng như kinh tế đi khảo sát hiện trường. Điều này sẽ giúp cho nhà thầu nắm được thực địa làm cơ sở xây dựng giải pháp kỹ thuật thi công hợp lý cũng như nắm được tình hình thị trường nơi đặt thi công, đặc biệt là thị trường các yếu tố đầu vào cần cung cấp cho thi công công trình để có cơ sở thực tế cho việc lập giá dự thầu.
   Sau khi nắm chắc các thông tin về các phương diện, nhà thầu mới tiến hành công việc quan trọng nhất của quá trình dự thầu và quyết định khả năng thắng thầu đó là lập hồ sơ dự thầu.
Nội dung của hồ sơ dự thầu xây lắp bao gồm:
- Các nội dung về hành chính, pháp lý
- Đơn dự thầu hợp lệ (Phải có chữ ký của người có thẩm quyền)
- Bản sao giấy đăng ký kinh doanh.
- Tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả phần phụ (nếu có).
- Văn bản thoả thuận liên doanh (trường hợp liên doanh dự thầu).
- Bảo lãnh dự thầu.
- Các nội dung về kỹ thuật
- Biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu.
- Tiến bộ thực hiện hợp đồng.
- Đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xây dựng.
- Các biện pháp đảm bảo chất lượng.
- Các nội dung về thương mại, tài chính
- Giá dự thầu kèm theo thuyết minh và biểu giá chi tiết
- Điều kiện tài chính(nếu có)
- Điều kiện thanh toán.
Bước 4: Nộp hồ sơ dự thầu và tham gia dự thầu
   Việc nộp hồ sơ dự thầu sẽ diễn ra theo đúng thời gian và địa điểm đã quy định trong hồ sơ mời thầu. Các nhà thầu phải niêm phong bản gốc và tất cả các bản sao của hồ sơ dự thầu vào phong bì bên trong và một phong bì bên ngoài, ghi rõ ràng các phong bì bên trong là "bản gốc" và "bản sao".
   Cùng với việc nộp hồ sơ dự thầu, nhà thầu phải nộp cho bên mời thầu một số tiền bảo lãnh thống nhất để đảm bảo bí mật về mức giá dự thầu cho các nhà thầu do bên mời thầu quy định.
Bước 5: Ký kết hợp đồng (nếu trúng thầu)
   Sau khi nhận được thông báo trúng thầu của bên mời thầu, nhà thầu trúng thầu phải gửi cho bên mời thầu thông báo chấp nhận đàm phán hợp đồng. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày nhận thông báo trúng thầu. Sau đó theo lịch biểu đã thống nhất, hai bên tiến hành thương thảo hoàn thiện và ký hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu cũng sẽ phải nộp cho bên mời thầu khoản bảo lãnh thực hiện hợp đồng không quá 10% giá trị hợp đồng tuỳ theo loại hình và quy mô của hợp đồng và được nhận lại bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thực hiện hợp đồng có hiệu lực cho đến khi chuyển sang thực hiện nghĩa vụ bảo lãnh hoặc bảo trì.