Chứng từ kế toán là loại giấy tờ chứng minh sau khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch tài chính của công ty, nghiệp vụ này chỉ được thực hiện khi đã hoàn thành nhằm phản ánh nghiệp vụ tài chính trước cơ quan thuế.
Trong trường hợp chứng từ kế toán được ghi bằng tiếng nước ngoài thì doanh nghiệp có được tự dịch sang tiếng Việt không hay phải đến văn phòng công chứng để dịch?
1. Những nội dung nào bắt buộc phải dịch sang tiếng nước ngoài
Căn cứ, khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 quy định một số nội dung chủ yếu trong chứng từ kế toán cần bắt buộc phải được dịch sang tiếng nước ngoài bao gồm:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán.
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán.
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán.
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ.
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
2. Nguyên tắc dịch dịch chứng từ kế toán
Để giải thích rõ hơn tại sao các nội dung chủ yếu trong chứng từ kế toán phải dịch sang tiếng Việt thì khoản 5 Điều 5 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có giải thích trường hợp các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nước ngoài như sau:
Theo đó, khi sử dụng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính ở Việt Nam phải được dịch các nội dung chủ yếu quy định tại khoản 1 Điều 16 Luật Kế toán 2015 ra tiếng Việt.
Đơn vị kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ của nội dung chứng từ kế toán được dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt. Bản chứng từ kế toán dịch ra tiếng Việt phải đính kèm với bản chính bằng tiếng nước ngoài.
Các tài liệu kèm theo chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài như các loại hợp đồng, hồ sơ kèm theo chứng từ thanh toán, hồ sơ dự án đầu tư, báo cáo quyết toán và các tài liệu liên quan khác của đơn vị kế toán không bắt buộc phải dịch ra tiếng Việt trừ khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
3. Ngôn ngữ chính giao dịch với cơ quan thuế
Khi doanh nghiệp sử dụng chứng từ kế toán và các loại giấy tờ khác có kiên quan để giao dịch, kê khai với cơ quan thuế thì ngôn ngữ sử dụng trong văn bản giao dịch với cơ quan thuế phải theo Điều 85 Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Cụ thể, ngôn ngữ được sử dụng trong hồ sơ thuế là tiếng Việt, đồng thời tài liệu bằng tiếng nước ngoài thì phải được dịch ra tiếng Việt.
Theo đó, người nộp thuế ký tên, đóng dấu trên bản dịch và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung bản dịch.
Trường hợp tài liệu bằng tiếng nước ngoài có tổng độ dài hơn 20 trang giấy A4 thì người nộp thuế có văn bản giải trình và đề nghị chỉ dịch những nội dung, điều khoản có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế.
Đối với hồ sơ đề nghị miễn thuế, giảm thuế theo Hiệp định thuế thì tùy vào tính chất của từng loại hợp đồng và yêu cầu của cơ quan thuế (nếu có), người nộp thuế cần dịch những nội dung trong hợp đồng như:
- Tên hợp đồng, tên các điều khoản trong hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng hoặc thời gian thực tế chuyên gia của nhà thầu nước ngoài hiện diện tại Việt Nam (nếu có), trách nhiệm, cam kết của mỗi bên.
- Các quy định về bảo mật và quyền sở hữu sản phẩm (nếu có), đối tượng có thẩm quyền ký kết hợp đồng, các nội dung có liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế và các nội dung tương tự (nếu có).
- Đồng thời gửi kèm theo bản sao hợp đồng có xác nhận của người nộp thuế.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp chỉ bắt buộc trong trường hợp cụ thể hướng dẫn tại Điều 30, Điều 62 và Điều 70 Thông tư 80/2021/TT-BTC.
Như vậy, doanh nghiệp có thể tự dịch chứng từ kế toán từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và phải chịu trách nhiệm toàn bộ bản dịch, đối với nội dung chủ yếu của hợp đồng phải dịch sang tiếng Việt và đính kèm với bản chính.
