Về vấn đề mua sắm tài sản của đơn vị thì sẽ có hai trường hợp phát sinh.
Trường hợp đơn vị không có vốn nhà nước thì quy trình mua sắm do nội bộ đơn vị quyết định thông qua quy chế tài chính hoặc Điều lệ công ty của mình chứ không ràng buộc bởi văn bản nào cả. Pháp luật cho phép doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về thực hiện trong phạm vi điều chỉnh do chính mình đặt ra.
Nếu là cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp mọi người có thể tham khảo nội dung sau: Trước tiên, cần phải làm rõ rằng Luật không quy định về quy trình thực hiện các bước cụ thể đối với hoạt động mua sắm tài sản. Căn cứ vào dự toán được duyệt, các đơn vị tiến hành triển khai kế hoạch mua sắm theo dự tón đó.
Có thể tham khảo tại Thông tư 58/2016/TT-BTC Quy định chi tiết việc sử dụng vốn nhà nước để mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành.
Các bước thực hiện bao gồm:
- Quyết định mua sắm tài sản, hàng hóa, dịch vụ;
- Lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu, Thẩm định kế hoạch lựa chọn nhà thầu và Trình duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu;
- Tiến hành đấu thầu lựa chọn nhà thầu theo từng trường hợp cụ thể theo Điều 15, 18, 20, 22.
- Quy trình thực hiện lựa chọn nhà thầu thực hiện theo từng Điều tiếp theo của các Điều trên.
- Ký hợp đồng với nhà thầu, căn cứ vào hợp đồng để các bên thực hiện các nội dung mua sắm, sửa chữa đã thỏa thuận.
Trong văn bản trên có nêu cụ thể về các nội dung liên quan đến thu, chi trong hoạt động lựa chọn nhà thầu. Các biểu mẫu trong quá trình lựa chọn nhà thầu thì tùy vào hình thực lựa chọn là gì mà có văn bản khác nhau:
- Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành;
- Thông tư 05/2015/TT-BKHĐT Quy định chi tiết lập hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóa do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành;
- Thông tư 11/2015/TT-BKHĐT quy định chi tiết việc lập hồ sơ yêu cầu đối với chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành
Trường hợp mua sắm nhằm duy trì hoạt động thường xuyên được áp dụng hình thức lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt theo quy định tại Điều 26 Luật đấu thầu thì có thể tham khảo tại Quyết định 17/2019/QĐ-TTg.
