Hiện nay, số tiền phụ cấp đi lại, đồng phục, điện thoại, cơm giữa ca sẽ phụ thuộc vào chính sách của doanh nghiệp không có giới hạn tối đa.
Tuy nhiên, để những chi phí này được xem là phù hợp để được khấu trừ khi tính thuế thì cần tuân thủ những quy định pháp luật sau:
(1) Đối với tiền ăn trưa:
Điểm g khoản 2 Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định không tính vào thu nhập chịu thuế đối với các khoản sau:
“…
g.5) Khoản tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn.
Trường hợp người sử dụng lao động không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân nếu mức chi phù hợp với hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Trường hợp mức chi cao hơn mức hướng dẫn của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội thì phần chi vượt mức phải tính vào thu nhập chịu thuế của cá nhân.”.
Ngoài ra, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội quy định mức tiền chi bữa ăn giữa ca cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng (theo khoản 4 Điều 22 Thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH).
Như vậy, tiền ăn giữa ca, ăn trưa do người sử dụng lao động tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa cho người lao động dưới các hình thức như trực tiếp nấu ăn, cấp phiếu ăn, mua suất ăn thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
Trường hợp không tổ chức bữa ăn giữa ca, ăn trưa mà chi tiền cho người lao động thì không tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân nếu chi từ 730.000 đồng/người/tháng trở xuống, phần vượt quá sẽ tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
(2) Đối với tiền đồng phục:
Căn cứ theo quy định tại Điểm b.2.1 Khoản 1 Điều 8 Thông tư 111/2013/TT-BTC quy định về việc xác định thu nhập chịu thuế từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công:
Đối với tiền trang phục trả cho người lao động không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Trường hợp chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động thì mức chi tối đa để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế không vượt quá 5.000.000 đồng/người/năm. Đối với những ngành kinh doanh có tính chất đặc thù thì chi phí này được thực hiện theo quy định của Bộ Tài chính.
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế thu nhập doanh nghiệp:
- Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.
- Trường hợp doanh nghiệp có chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật cho người lao động để được tính vào chi phí được trừ thì mức chi tối đa đối với chi bằng tiền không vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm, bằng hiện vật phải có hóa đơn, chứng từ.
Do đó, đối với khoản chi trang phục bằng hiện vật, doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn về mức chi nhưng phải có hóa đơn, chứng từ rõ ràng.
(3) Đối với tiền điện thoại, xăng xe:
Theo hướng dẫn của Công văn 79557/CT-TTHT ngày 03/12/2018 do Cục Thuế Thành phố Hà Nội đã nêu rõ:
“… trường hợp Công ty trả phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe (từ nhà đến công ty theo mức cố định hàng tháng), điện thoại, phụ cấp chuyên cần cho người lao động, ghi cụ thể Điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty thì:
Về khoản phụ cấp tiền thuê nhà, xăng xe, phụ cấp chuyên cần: Công ty được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC và tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Về khoản phụ cấp tiền điện thoại: khoản khoán chi tiền điện thoại cho cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN theo quy định của Luật thuế TNDN thì được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Trường hợp Công ty chi tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN."
Do đó:
- Phụ cấp tiền điện thoại sẽ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế cho người lao động, nếu chi cao hơn mức khoán chi thì phân chi cao hơn sẽ tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
- Phụ cấp xăng xe được tính vào thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân.
