Hướng dẫn lập báo cáo tài chính cuối năm 2015

Báo cáo tài chính cuối năm luôn là vấn đề quan tâm của nhiều kế toán doanh nghiệp hiện nay, vậy việc lập báo cáo tài chính cuối năm cần phải chuẩn bị những gì, quy trình thực hiện ra sao, văn bản pháp luật nào quy định về vấn đề này…

Mời các bạn theo dõi hướng dẫn sau:

I. Văn bản pháp luật quy định về chế độ báo cáo tài chính của doanh nghiệp

1. Thông tư 200/2014/TT-BTC về chế độ kế toán của doanh nghiệp.

Tổng hợp những điểm mới Thông tư 200/2014/TT-BTC

2. Quyết định 48/2006/QĐ-BTC về chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.

3. Thông tư 138/2011/TT-BTC sửa đổi Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.

II. Chuẩn bị

1. Sắp xếp chứng từ gốc:

- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho ,kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.

Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm

3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức NCK)

- Sổ nhật ký chung

- Sổ nhật ký bán hàng

- Sổ nhật ký mua hàng

- Sổ nhật ký chi tiền

- Số nhật ký thu tiền

- Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng

- Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp

- Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.

- Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.

- Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,...621, 622, 627, 641, 642,...Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.

- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định

- Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ

- Sổ khấu hao tài sản cố định

- Sổ khấu hao công cụ dụng cụ

- Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư

- Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho

- Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).

Lưu ý: Số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.

4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế

- Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:

Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng.

- Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ.

- Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.

5. Hồ sơ pháp lý

- Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).

- Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế

III. Quy trình thực hiện

Các bước lập báo cáo tài chính bằng Excel năm 2015

1.Hướng dẫn cách lập bảng Cân đối phát sinh năm 2015

Bảng cân đối phát sinh năm được tổng hợp từ bảng cân đối phát sinh của các tháng.

Lập tương tự như Cân đối phát sinh tháng, với số liệu tổng hợp từ bảng nhập liệu của cả năm.

– Cột mã tài khoản, tên tài khoản: Copy danh mục đầy đủ từ danh mục tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Quyết định 48/2006/QĐ-BTC.

– Cột dư Nợ đầu kỳ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở phần số dư đầu kỳ của bảng cân đối phát sinh tháng 1.

– Cột PS Nợ, PS có: Dùng hàm SUMIF tổng hợp tất cả bảng cân đối phát sinh của các tháng trong năm.

– Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX

– Dòng tổng cộng: Dùng hàm SUBTOTAL để tổng cộng các số liệu trong bảng.

– Bạn nên thêm cột “TS, DT, CP” và cột “NV” và xác định mã của những tài khoản đó khi lên báo cáo tài chính.

Các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính được lấy số liệu từ các tài khoản trên bảng cân đối kế toán. Người lập BCTC cần phải xác định các tài khoản nào thuộc tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí để khi lên các loại bảng trên báo cáo tài chính cho đúng chỉ tiêu.

Ví dụ: Trên bảng CĐKT chỉ tiêu “Tiền và tương đương tiền” có mã số 110. Chỉ tiêu này ứng với các Tài khoản 111, Tài khoản 112 trên CĐPS năm. Vậy tại cột “TS, DT, CP, NV” dòng TK 111, 112, Tài khoản 113 bạn điền mã số “110”. Cách làm này thực hiện tương tự cho các TK còn lại

2. Bảng cân đối kế toán năm 2015.

– Bảng này lập tại thời điểm cuối năm tài chính nó phản ánh tình hình tài sản nguồn vốn tại thời điểm cuối năm.

– Trên bảng cân đối kế toán thì tổng Tài Sản phải bằng tổng Nguồn Vốn.

– Cột số năm trước: Được lấy từ Cột năm nay của “ Bảng Cân Đối Kế toán “ năm trước.

– Cột số năm nay: Dùng hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu về từ CĐPS năm, với:

+ Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” đối với các mã số thuộc phần Tài sản. Hoặc cột “NV” đối với các  mã số thuộc phần nguồn vốn.

+ Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên CĐKT.

+ Dãy tính tổng: là cột Dư nợ đối với các chỉ tiêu thuộc tài Sản, cột Dư có đối với các chỉ tiêu thuộc phần nguồn vốn.

– Việc xác định tài khoản nào thuộc tài sản, nguồn vốn hay tài khoản nào thuộc chỉ tiêu gì trên bảng cân đối kế toán bạn xem thêm:

Chú ý:

+ Đối với các Mã số như mã số 132 “Trả trước cho người bán ngắn hạn”, 212 “Trả trước cho người bán dài hạn” được lấy từ số dư Có Tài khoản 331, Mã số 312 “Người mua trả tiền trước ngắn hạn”, 332 “ Người mua trả tiền trước dài hạn” được lấy từ số dư Nợ TK 131

+ Các mã số trong ngoặc đơn (*) như mã số 122 “Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh”, mã số 149 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” phải ghi âm.

+ Mã số 421 “Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối” phải bù trừ Nợ/Có (Nếu lãi ghi dương, lỗ ghi âm).

3. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh năm 2015

– Bảng báo cáo kết quả kinh doanh được lập cho một thời kỳ tức là tập hợp kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán.

– Cột số năm trước: Căn cứ vào cột năm nay của “ Báo cáo kết quả kinh doanh “ năm ttrước

– Cột số năm nay: Dùng hàm SUMIF cho các chỉ tiêu tương ứng để lấy số liệu từ CĐPS năm, với:

+ Dãy điều kiện: là cột “TS, DT, CP” trên CĐPS năm.

+ Điều kiện cần tính: là các ô mã số trên BCKQKD.

+ Dãy tính tổng: là cột phát sinh Nợ trên CĐPS năm.

Chú ý:

Chỉ tiêu 01, 02 trên báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo Thông tư 200/2014/TT-BTC thì không bao gồm các loại thuế gián thu, như thuế GTGT (kể cả thuế GTGT nộp theo phương pháp trực tiếp), thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường và các loại thuế, phí gián thu khác.

Để biết các tài khoản nào thuộc chỉ tiêu gì trên báo cáo kết quả kinh doanh bạn xem bài viết sau:

4.Báo cáo lưu chuyển tiền tệ năm 2015

– Báo cáo lưu chuyển tiền tệ thể hiện dòng tiền ra và dòng tiền vào của Doanh Nghiệp)

– Trên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ thì chỉ tiêu (70) phải bằng chỉ tiêu (110) trên bảng Cân đối kế toán.

– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ “ năm trước.

– Cột Số năm nay :

Để lập được báo cáo này, trên bảng nhập liệu của năm bạn xây dựng thêm một cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”. Bạn cần phải thực hiện trong 7 bước như sau:

B1: Bôi đen toàn bộ dữ liệu của cả kỳ kế toán và đặt lọc ( Vào Data, Chọn Filter)

B2: Trên cột định khoản Nợ/Có, lọc tài khoản 111, khi đó trên bảng hiện có là toàn bộ các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt của doanh nghiệp.

B3: Tại cột TKĐƯ lọc lần lượt từng TKĐƯ vừa lọc, cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên “BC lưu chuyển tiền tệ“ thì bạn điền mã số của chỉ tiêu đó cho nghiệp vụ tương ứng vào cột “Chỉ tiêu lưu chuyển tiền tệ”. Nếu nội dung lọc lên mà không biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào Thu khác hoặc Chi khác từ hoạt động kinh doanh.

B4: Sau khi thực hiện xong tất cả các TK ĐƯ của TK 111 thì bạn thôi lọc tại cột TKĐƯ.

Tại cột TK Nợ/Có bạn lọc TK 112 và thực hiện quy trình tương tự như với Tài khoản 111. Thực hiện xong bạn thôi lọc ở tất cả các cột.

B5: Sau khi đặt xong chỉ tiêu cho tất cả các nghiệp vụ liên quan đến 111 và 112. Tại cột Số năm nay của Báo cáo LCTT bạn dùng hàm SUMIF cho từng chỉ tiêu, với:

+ Dãy điều kiện là cột “Chỉ tiêu LCTT” trên bảng nhập liệu.

+ Điều kiện cần tính là các mã số trên báo cáo LCTT

+ Dãy ô tính tổng: đối với các chỉ tiêu Thu là cột PS Nợ của bảng nhập liệu, đối với các chỉ tiêu chi là cột PS Có của bảng nhập liệu.

B6: Sau khi đặt công thức xong

+ Copy công thức tại ô chỉ “Thu” tới các chỉ tiêu “Thu” còn lại.

+ Đối với các chỉ tiêu “Chi” bạn cần đặt dấu trừ (-) đằng trước, sau đó copy công thức đó tới các chỉ tiêu “Chi” còn lại.

B7: Dùng hàm SUM tính tổng các chỉ tiêu 20, 30, 40, 50, Chỉ tiêu 60 được lấy từ tiền mặt và Tiền gửi đầu năm.

Sau đó bạn tính ra chỉ tiêu 70 và đối chiếu chỉ tiêu này với chỉ tiêu 110 trên bảng cân đối kế toán xem có khớp không.

Các tài khoản nào được lấy vào mã số nào trên bảng cân đối kế toán bạn xem thêm tại bài viết sau:

5. Thuyết minh báo cáo tài chính năm 2015

– Là báo cáo chi tiết giải thích thêm cho các mẫu biểu: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo LCTT.

– Các bạn căn cứ vào Bảng CĐKT, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân đối số phát sinh năm 2015, Bảng trích khấu hao TSCĐ 2015 và các sổ sách liên quan, sổ chi tiết năm 2015 để lập cho thuyết minh báo cáo tài chính năm 2015.

(bài viết có tham khảo từ các nguồn Đại lý thuế Công Minh, Học kế toán thực hành)